RO
RO EN

NOTĂ DE INFORMARE

Privind prelucrarea datelor cu caracter personal
– Apeluri telefonice –

 

I. IDENTITATEA OPERATORULUI

Noi, Masterange Romania S.R.L, cu sediul în București, Şos. Nordului, 24-26, sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului J40/3330/2003, având codul unic de înregistrare RO15262492, denumită în continuare „Societatea”, ”Compania”, „Operatorul” sau ”Masterange”, prin prezenta vă punem la dispoziţie informaţiile relevante conform art. 13, respectiv art. 14 din GDPR, despre modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul interacțiunii telefonice cu reprezentanții noștri și înregistrării acestora.

Pentru orice alte detalii sau solicitări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră conform GDPR, puteți contacta Responsabilul nostru cu Protecţia Datelor prin utilizarea următoarelor date de contact:

ITH Management Office S.R.L.

  • Adresă: Şos. Nordului, 24-26, sector 1, Bucureşti;
  • E-mail la adresa: dataprotection@tiriacimobiliare.ro;
  • Telefon: 0214312149.

Vă rugăm să citiți cu atenție această informare, întrucât conține informații importante pentru dumneavoastră!

II. SURSA DATELOR

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt obținute de noi fie direct de la dumneavoastră, în calitate de Locatar, Ocupant, Reprezentant al unui locatar din ansamblul Stejarii Rezidențial (Stejarii Clubul Rezidențial sau Stejarii Collection) în contextul interacțiunilor anterioare pe care le-am avut cu dvs., fie atunci când interacționați telefonic cu reprezentanții noștri pentru transmiterea solicitărilor dvs., prin intermediul sistemului nostru utilizat în vederea preluării și înregistrării apelurilor.

III. DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE, SCOPURILE, TEMEIURILE LEGALE ALE PRELUCRĂRII

Înregistrarea apelului telefonic are loc în temeiul cosimțământului dumneavoastră, exprimat prin opțiunea dvs. de a continua apelul, conform art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR.

Scopul înregistrării apelurilor este de a gestiona și soluționa în mod corespunzător solicitările pe care ni le transmiteți și de a vă furniza serviciile solicitate, pentru a asigura cele mai înalte standarde de calitate ale serviciilor oferite, dar și pentru a verifica calitatea acestora prin raportare la standardele Companiei, astfel încât să putem îmbunătăți experiența dvs. generală.

Apelurile înregistrate vor putea fi accesate doar de către reprezentanții noștri special desemnați și doar în situații temeinic justificate, cu respectarea măsurilor tehnice și organizaționale adoptate pentru protejarea drepturilor și intereselor dvs.

În plus, apelurile înregistrate vor putea fi utilizate în măsura în care sunt necesare pentru respectarea unei obligaţii legale sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept sau a unui interes legitim, în scopuri probatorii.

În cazul în care nu sunteți de acord cu înregistrarea apelului, aveți opțiunea de a transmite solicitările dvs. vizitând Birourile Concierge Stejarii Clubul Rezidențial și, respectiv Stejarii Collection, sau comunicându-le prin email către adresele concierge@stejarii.ro, respectiv concierge@stejariicollection.ro, sau prin intermediul aplicației mobile Stejarii.

În contextul interacțiunilor telefonice pe care le aveți cu reprezentanții noștri, colectăm și prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

Date de identificare și de contact: nume, prenume, număr de telefon, limba vorbită.

Date cu privire la unitatea locativă: numărul unității locative, scara și etajul, numărul boxei și localizarea acesteia, numărul locului de parcare și localizarea acestuia, numărul grădinii aferentă unității locative.

Date cu privire la solicitările adresate: informații referitoare la solicitările adresate, care ar putea include și aspecte ce țin de executarea contractului de închiriere (rezervări, servicii de curățătorie, reparații etc.), adresa de e-mail în cazul în care se solicită comunicarea în scris cu privire la soluționarea cererii, tarifele aplicabile anumitor servicii, sesizări/plângeri, precum și orice alte informații care, prin asociere, ar putea reprezenta date cu caracter personal.

Date tehnice privind apelul: data și ora apelului, durata apelului, vocea.

De asemenea, datele colectate în contextul interacțiunii telefonice vor fi prelucrate și în măsura în care acestea sunt relevante și necesare pentru:

  1. executarea contractului de închiriere, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR, sau atunci când aveţi calitatea de reprezentant legal sau persoană de contact desemnată, în temeiul art. 6, alin. (1), lit. f) din GDPR, respectiv interesul nostru legitim de a comunica în legătură cu executarea contractului de închiriere încheiat cu o persoană juridică;
  2. intermedierea sau furnizarea lucrărilor de mentenanță pe care le-ați solicitat, temeiul legal fiind reprezentat de executarea unui contract, conform art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR sau atunci când aveţi calitatea de reprezentant legal sau persoană de contact desemnată, temeiul legal este art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR, respectiv interesul nostru legitim de a comunica în legătură cu executarea contractului încheiat cu o persoană juridică;
  3. furnizarea serviciilor solicitate expres, specifice Biroului Concierge, cum ar fi primirea corespondenței, accesul Concierge în imobil prin utilizarea cheii de rezervă pentru servicii conform solicitărilor exprese, asistență în apartament ( udarea florilor, hrănirea animalelor de companie), facilitarea activităților de business center (xerox, print, meeting room) sau a altor servicii similare, temeiul legal fiind reprezentat de efectuarea demersurilor necesare încheierii unui contract/executării unui contract, conform art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR sau atunci când aveţi calitatea de reprezentant legal sau persoană de contact desemnată, temeiul legal este art. 6, alin. (1) lit. f) din GDPR, respectiv interesul nostru legitim de a comunica în legătură cu încheierea/executarea unui contract încheiat cu o persoană juridică;
  4. soluționarea altor tipuri de cereri, inclusiv a reclamațiilor primite, în temeiul interesului legitim de a gestiona în mod corespunzător aceste solicitări, conform art. 6 alin (1) lit. f) din GDPR;
  5. purtarea corespondenței cu privire la detaliile participării la evenimentele pe care le organizăm, în vederea asigurării unei bune organizări, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR;
  6. respectarea anumitor cerințe impuse de legislația aplicabilă, cum ar fi legislația financiar-contabilă, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR;
  7. pentru asigurarea funcționării sistemelor, rețelelor și echipamentelor utilizate în legătură cu activitatea de înregistrare a apelurilor, cum ar fi asigurarea mentenanței și realizarea auditurilor de securitate, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, în vederea atingerii interesului nostru legitim de a asigura securitatea şi buna funcționare a întregii infrastructuri;
  8. în vederea elaborării unor statistici și raportări având drept scop dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor noastre, eficientizarea modului în care operăm, optimizarea proceselor, centralizarea operațiunilor și menținerea unor baze de date interne, analizarea și minimizarea riscurilor la care se expune compania; prelucrarea este efectuată în temeiul interesului nostru legitim de a asigura eficiența, continuitatea şi îmbunătățirea afacerii, conform art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR.

IV. RETRAGEREA CONSIMȚĂMÂNTULUI

Vă puteți retrage consimţământul oricând, prin contactarea responsabilului nostru cu protecția datelor utilizând coordonatele disponibile pe prima pagină a prezentei informări. Dacă ulterior alegeți să vă exprimați din nou consimțământul, vom ține cont de opțiunea dvs. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza acestuia înainte de retragere.

V. DESTINATARII DATELOR

Datele cu caracter personal colectate în contextul interacțiunilor telefonice și care sunt relevante și strict necesare pentru scopurile indicate mai sus, vor putea fi dezvăluite către următoarele categorii de destinatari care pot avea calitatea de operatori independenți/operatori asociaţi sau persoane împuternicite de operator, după cum urmează:

a. Furnizorii noștri de servicii și/sau produse:

  • servicii de administrare și gestionare a afacerii (e.g. Fergus Construct International S.R.L., ITH Management Office S.R.L),
  • servicii de cloud și de comunicare,
  • furnizorul sistemului de call center, prin intermediul căruia sunt înregistrate apelurile telefonice,
  • servicii de suport și mentenanță în legătură cu sistemele, rețelele și echipamentele utilizate,
  • servicii de audit,
  • servicii de arhivare,
  • servicii de concierge,
  • servicii de mentenanță a unității locative,
  • servicii de pază și protecție,
  • servicii de securitate cibernetică,
  • servicii privind responsabilul cu protecția datelor,
  • alte servicii necesare soluționării cererilor adresate.

b. instanţe judecătoreşti sau arbitrale şi/sau alte autorităţi publice, legat de activitatea acestor autorități în măsura în care transmiterea datelor către acestea este impusă de lege și/sau este necesară în caz de litigiu sau de soluţionare a unei dispute, precum şi în cazul unor controale sau cereri legale în care avem obligaţia de a le pune la dispoziţie (spre exemplu ANSPDCP, poliţie, parchet, altele);

c. avocaţi, specialişti din domeniile audit, juridic, consultanţă fiscală etc.;

d. terţe părţi indicate expres de dumneavoastră;

e. terți achizitori, în măsura în care activitatea Masterange ar fi transferată (în totalitate sau parțial) către o altă entitate, iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții, în temeiul unui interes legitim de dezvoltare și adaptare a activităților noastre de business.

Divulgarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către furnizorii noștri de servicii și/sau produse care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator, sunt limitate la informațiile strict necesare pentru prestarea respectivelor servicii, acești furnizori având obligația stabilită contractual de a nu utiliza datele cu caracter personal prelucrate în numele nostru în niciun alt scop.

VI. TRANSFERURI CĂTRE ȚĂRI TERȚE ȘI ORGANIZAȚII INTERNAȚIONALE

Ca regulă, nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spaţiului Economic European, respectiv în tări care nu sunt agreate ca asigurând un nivel adecvat de protecţie a datelor. În situaţii de excepţie şi doar dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara zonei descrise anterior se va face doar cu aplicarea unor garanții și măsuri de protecţie adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecţiei datelor cu caracter personal şi cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.

VII. STOCAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Apelurile înregistrate vor fi stocate pentru o perioadă de 1 an. Ulterior, acestea vor fi șterse sau, în măsura în care fac obiectul unei dispute, vor fi păstrate pe întreaga durată a soluționării acesteia, la care se adaugă termenele de prescripție aplicabile.

Datele cu caracter personal colectate pe parcursul interacțiunilor telefonice și care sunt relevante pentru atingerea celorlalte scopuri enunțate în Secțiunea III literele a-h vor fi salvate separat și vor fi păstrate conform politicilor interne ale Companiei, cum ar fi:

  1. În ceea ce privește datele personale prelucrate în contextul derulării și executării contractului și a activităților corelative (spre exemplu, servicii de mentenanță, servicii de Concierge), acestea vor fi păstrate pentru o perioadă egală cu durata contractuală, la care se adaugă perioadele prevăzute de lege (spre exemplu, legislația financiar-contabilă).
  2. În cazul în care ne adresați o solicitare în afara executării contractului, vom prelucra datele dvs. pe toată perioada soluționării cererii dvs., precum și pe o perioadă de 3 ani de la data ultimei interacțiuni, atât în vederea realizării unor analize statistice și raportări, cât și pentru a ne apăra în cazul unor dispute.

Ulterior, vom elimina/șterge datele cu caracter personal din sistemele și înregistrările noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza astfel încât să nu mai puteți fi identificat. Vom întreprinde toate măsurile rezonabile pentru a asigura ștergerea datelor cu caracter personal transmise destinatarilor în scopurile menționate anterior.

VIII. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ CU PRIVIRE LA DATELE CU CARACTER PERSONAL

Cu excepţia situaţiilor în care legea română sau GDPR prevede contrariul, aveţi următoarele drepturi:

a. Dreptul de a fi informat: Operatorul facilitează acest drept prin punerea la dispoziție a acestei Note de informare, precum și a altor informări punctuale atunci când vă solicită datele personale.

b. Dreptul de acces la datele cu caracter personal care vă privesc: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de Operator și, în caz afirmativ, de a avea acces la acestea și de a obține informații cu privire la prelucrare, în condițiile art. 15 din GDPR.

c. Dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal, în cazul în care acestea sunt incorecte sau incomplete, în condițiile art. 16 din GDPR.

d. Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita Operatorului ștergerea datelor dvs. cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul dvs., iar dvs. vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal pentru a continua prelucrarea, (iii) vă exercitați dreptul de a vă opune (acolo unde este aplicabil), iar Operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română.

Vă rugăm să aveți în vedere că dreptul la ștergere nu este unul absolut și vom putea continua prelucrarea datelor dvs. personale atunci când condițiile de mai sus nu sunt aplicabile sau când prelucrarea este necesară pentru (i) exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare, (ii) respectarea unei obligații legale, (iii) arhivarea în interes public sau (iv) constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

e. Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dvs. cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dvs. aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;

f. Dreptul de a vă retrage consimțământul Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment prin transmiterea unei solicitări utilizând datele de contact disponibile pe prima pagină a acestei informări.

g. Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim al Operatorului.

Vă rugăm să aveți în vedere că, inclusiv în cazul exercitării dreptului de opoziție, vom putea prelucra în continuare datele dvs. personale dacă demonstrăm că drepturile și libertățile dvs. nu prevalează asupra interesului nostru legitim.

h. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dvs. sau care vă afectează în mod similar într-o manieră semnificativă.

i. Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat Operatorului într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate.

j. Dreptul de a depune plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau a altei autorități de supraveghere competente. Datele de contact ale Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

k. Dreptul la o cale de atac în instanţă

Vă rugăm să aveți în vedere că, dacă avem dubii cu privire la identitatea solicitantului cererii de acces, putem cere informaţii suplimentare pentru confirmarea identităţii.

Dacă v-ați adresat Societăţii sau ne-aţi transmis o cerere pentru exercitarea drepturilor ce vă sunt recunoscute de GDPR veți primi răspuns în cel mult o lună de la primirea cererii.  Perioada poate fi prelungită cu două luni, pentru situaţii justificate și cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.

IX. LUAREA DECIZIILOR ÎN MOD AUTOMAT ȘI CREAREA DE PROFILURI

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese automatizate.